Określanie kierunków rozwoju systemu informatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz proponowanie zmian i modyfikacji; koordynacja i kontrola wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników Urzędu w systemie informatycznym, w tym czuwanie nad rozwojem możliwości prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych; wsparcie pracowników komórek organizacyjnych w procesie zmiany sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie z systemu tradycyjnego na elektroniczny;prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych;wykonywanie czynności archiwisty w module archiwalnym systemu informatycznego; przyjmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej wytworzonej przez pracowników Urzędu, dokumentacji ze składu chronologicznego oraz dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, której zawartości nie skopiowano do systemu informatycznego; inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu; udostępnianie dokumentacjiprzechowywanej w składzie chronologicznym oraz akt będących na stanie archiwum zakładowego;nadzorowanie przestrzegania zasad w obszarze obsługi zbiorów zarchiwizowanych składów chronologicznych spraw procedowanych elektronicznie zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej; przygotowywanie materiałów archiwalnych, w tym dokumentacji w postaci elektronicznej, do przekazania oraz przekazanie do właściwego archiwum państwowego; tworzenie procedur i regulacji wewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;udział w doskonaleniu narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie dokumentacją;udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania w celu przyjęcia do Archiwum Zakładowego dokumentacji w sposób właściwy.Czas pracy: pełny etat, godziny pracy: pn, śr, czw 07.30-15.30, wt 07.30-16.30, pt 07.30-14.30Przewidywany termin rozpoczęcia pracy: wrzesień/październik 2025 r.Wynagrodzenie od 5550 do 7400 zł brutto w zależności od kwalifikacji zawodowych kandydata i doświadczenia zawodowego - zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w ElbląguMiejsce pracy: Departament Spraw Obywatelskich w Urzędzie Miejskim w Elblągu
Wymagania konieczne:Wykształcenie: średnie zawodowe
Wymagania inne:Wymagania niezbędne: obywatelstwo polskie; wykształcenie wyższe lub średnie; co najmniej 3 lata stażu pracy przy wykształceniu średnim; doświadczenie w co najmniej jednym z poniższych obszarów: wsparcie użytkowników końcowych, wdrażanie systemów informatycznych,zarządzania systemami informatycznymi, przetwarzanie i analiza danych, automatyzacja procesów biurowych, posiadanie wiedzy na temat systemów klasy EZD; znajomość ustaw: o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o pracownikach samorządowych, Kodeks postępowania administracyjnego oraz znajomość rozporządzeń: w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego; obsługa komputera - pakiet MS Office, w tym Outlook, Excel, Word;umiejętność tworzenia zestawień i wykresów w programie Microsoft Excel; umiejętność: tworzenia i redagowania pism/tekstów, stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno-archiwalnych; samodzielna organizacja pracy, uprzejmość, komunikatywność, otwartość i gotowość do ciągłego pogłębiania wiedzy, obowiązkowość, zaangażowanie, umiejętność współpracy; niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwo skarbowe; zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych, nieposzlakowana opinia.Wymagania dodatkowe: kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia lub II stopnia lub gotowość podnoszenia kwalifikacji w tym zakresie; wykształcenie wyższe o specjalności archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją, lub informatyka; staż pracy w administracji publicznej.Więcej informacji o wymaganiach znajduje się w treści ogłoszenia o naborze na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Elblągu.
Miejsce pracy:Elbląg
Rodzaj umowy:Umowa o pracę na czas określony
Wynagrodzenie brutto:od 5 550 do 7 400 PLN
Opis wynagrodzenia:W zależności od kwalifikacji zawodowych kandydata - zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników
