Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
  
• ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
  
• konieczna asysta innego pracownika/pracownicy/opiekuna/opiekunki,
  
• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
  
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
  
• praca w pokoju wieloosobowym,
  
• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
  
• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
  

Czynniki szczególnie utrudniajace wykonywanie zadań:

• 
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.
  

Zakres zadań

• Prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg korespondencji, dba o przepływ informacji (przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu), monitoruje terminowość załatwiania spraw oraz archiwizuje dokumentację.
• Prowadzi kalendarz spotkań dyrektora Departamentu, przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne oraz udziela informacji interesantom, obsługuje organizacyjnie spotkania, koordynuje narady, konferencje, wyjazdy służbowe, w tym krajowe i zagraniczne.
• Prowadzi rejestr skarg, upoważnień, listów, wniosków i petycji oraz sporządza okresowe sprawozdania ze sposobu ich załatwienia.
• Koordynuje sprawy pracownicze, socjalne i administracyjne Departamentu, w tym monitoruje stan zaopatrzenia i w miarę potrzeb dokonuje zamówień, m.in.: sprzętu, materiałów biurowych i spożywczych oraz wyposażenia na potrzeby Departamentu.
• Przygotowuje pisma zlecone przez dyrektora, zastępcę dyrektora.
• Wykonuje inne zadania, zgodne z właściwością zlecone przez przełożonego.

Wymagania niezbędne

• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Wiedza z zakresu działania wojewódzkich konserwatorów zabytków
• Znajomość programów MS Outlook, MS Word i MS Excel
• Kompetencje: skuteczna komunikacja, dobra organizacja pracy własnej, umiejętność współpracy, rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2
• Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją