Warunki pracy

Do budynku Kuratorium przy Alejach Jerozolimskich 32 w Warszawie prowadzi jedno wejście znajdujące się w bramie. Wejście jest ogólnodostępne w godzinach pracy Urzędu. Budynek wielokondygnacyjny.  Dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich dostępny jest tylko korytarz na parterze (możliwość skorzystania z platformy przyschodowej). W budynku znajduje się winda nieprzystosowana dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Toaleta dla interesantów znajduje się na 1 piętrze budynku. Toaleta jest przystosowana dla osób niepełnosprawnych. Przy wejściu, po lewej stronie, na szybie drzwi umieszczona jest naklejka z nazwą instytucji, napisana w alfabecie Braillea. Po prawej stronie znajduje się przycisk dzwonka przeznaczonego dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Do korytarza na parterze prowadzą schody, które można pokonać za pomocą platformy przyschodowej. Posiada ona wymiary 1 m x 1,15 m i nie jest zautomatyzowana – wymaga pomocy drugiej osoby. W budynku nie ma pętli indukcyjnych. Przed wejściem do sekretariatów Kuratorów i Dyrektorów wydziałów umieszczone są tabliczki informacyjne w alfabecie Braillea. Ze względu na lokalizację siedziby Kuratorium Oświaty w Warszawie (ścisłe centrum), Urząd nie posiada parkingu ogólnodostępnego. Istnieje możliwość obsługi osób słabosłyszących/niesłyszących w języku migowym, po uprzednim powiadomieniu i umówieniu wizyty interesanta. Więcej informacji znajduje się na stronie internetowej Kuratorium. Praca wymaga przemieszczania się między kondygnacjami budynku. Praca w pomieszczeniach biurowych wieloosobowych, przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin. Reprezentowanie urzędu na zewnątrz, praca w siedzibie urzędu.

Zakres zadań

• Obsługuje kancelarię, w szczególności: obsługuje korespondencję wpływającą składaną w kancelarii bezpośrednio przez interesantów oraz nadsyłaną za pośrednictwem operatorów usług pocztowych i kurierskich, poczty elektronicznej, elektronicznej skrzynki podawczej znajdującej się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP), skanuje korespondencję papierową, rejestruje korespondencję w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i przekazuje ją do dalszego procedowania
• Przygotowuje listy (korespondencję) do wysyłki, w tym: rejestruje listy w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, generuje i drukuje z Pocztowej Książki Nadawczej oraz zestawienia przesyłek nierejestrowanych, sporządza zbiorcze zestawienia listów rejestrowanych i nierejestrowanych
• Prowadzi ewidencję korespondencji przekazywanej do Delegatur
• Udziela ogólnych informacji interesantom oraz kieruje interesantów do właściwych komórek organizacyjnych lub pracowników
• Zabezpiecza prowadzone rejestry i dokumentację przed dostępem osób nieupoważnionych
• Prowadzi, przygotowuje oraz przekazuje dokumentację kancelarii do archiwum zakładowego zgodnie z Instrukcją kancelaryjną, Rzeczowym wykazem akt oraz Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
• Obsługuje urządzenia biurowe oraz zgłasza ich usterki zgodnie z przyjętymi w Kuratorium zasadami

Wymagania niezbędne

• Znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Biegła znajomość obsługi komputera, Internetu
• Znajomość oprogramowań biurowych typu Microsoft Office
• Umiejętność posługiwania się urządzeniami biurowymi
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów wrozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku
• Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
• Samodzielność i dobra organizacja pracy
• Terminowość, umiejętność pracy pod presją czasu