Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Praca biurowa w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu w Katowicach w Dziale Administracyjnym. Praca przy monitorze ekranowym i obsługa urządzeń biurowych. Kilka razy w roku współpraca z Archiwum Państwowy. Obsługa zapytań i wniosków kierowanych przez podmioty zewnętrzne. Kontakty z profesjonalnymi firmami zajmującymi się utylizacją dokumentacji. Współpraca z urzędami, instytucjami przy realizacji zapytań archiwalnych.

Pokój Działu Administracyjnego mieści się na 1 piętrze budynku a pomieszczenia archiwum  znajdują się w piwnicy. Praca związana z przenoszeniem ciężkich paczek i pudeł z dokumentami. Praca w pomieszczeniach o ograniczonej wentylacji, narażenie na kurz, wilgoć i skażenia biologiczne (roztocza, grzyby, pleśń). Kontakt ze starymi dokumentami mogącymi powodować alergie. Pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie przystosowane dla osób niepełnosprawnych. Brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym. Budynek posiada podjazd dla osób niepełnosprawnych oraz drzwi o odpowiedniej szerokości ale nie posiada windy.

Zakres zadań

• Przyjmuje dokumentację spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu w celu zapewnienia uporządkowania po ich zakończeniu.
• Typuje dokumentacje niearchiwalną (kat. B) do brakowania w celu fizycznego zniszczenia dokumentów, które utraciły wartość użytkową i dowodową dla Wojewódzkiego Inspektoratu.
• Przygotowuje do przekazania i przekazuje dokumenty archiwalne do właściwego archiwum państwowego oraz dokumenty elektroniczne do Systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych w celu ich trwałego zabezpieczenia i wypełnienia obowiązków prawnych.
• Współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w celu uporządkowania, ewidencjonowania i zabezpieczania dokumentacji powstałej w toku załatwiania spraw.
• Sprawdza zgodność dokumentacji archiwum zakładowego ze spisami zdawczo-odbiorczymi w celu zapewnienia integralności, kompletności i porządku zasobu archiwalnego.
• Porządkuje i dba o właściwe przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentów niearchiwalnych w celu zabezpieczenia ich przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.
• Udostępnia dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym w celu umożliwienia korzystania z niej do celów służbowych i prawnych oraz prowadzi ewidencję jej udostępniania.
• Sporządza sprawozdania z zarządzania dokumentacją w archiwum zakładowym Wojewódzkiego Inspektoratu w celu dokumentowania stanu zasobu archiwalnego i zapewnienia kontroli nad dokumentacją.

Wymagania niezbędne

• Specjalistyczne szkolenie z zakresu archiwizacji
• Znajomość ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Znajomość Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe
• Rzetelność
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów.
• Wspólpraca
• Komunikacja
• Prawo jazdy kategorii B
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność IT
• Organizacja pracy własnej
• Samodzielność i inicjatywa
• Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność
• Pozytywne podejście do klienta