Warunki pracy

- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,

- kontakt z klientem zewnętrznym,

- zagrożenie korupcją,

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (w tym w języku angielskim),

- praca pod presją czasu i w warunkach stresu,

- budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• ma następujące zadania:
• Obsługa sekretarsko-biurowa Kierownictwa Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego poprzez prowadzenie i monitorowanie kalendarza dyrektorów, przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych; udzielenie ogólnych informacji interesantom (w tym również w języku angielskim) dotyczących zakresu działania Biura, a w razie potrzeby kierowanie interesantów do właściwych wewnętrznych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za ich procedowanie.
• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji podlegającej dekretacji, w szczególności prowadzenie rejestru pism wpływających oraz obsługa pism w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji; nadzorowanie obiegu korespondencji, w tym przedkładanie do podpisu Kierownictwu Biura pism i innych dokumentów, przekazywanie do odpowiednich wewnętrznych komórek Biura pism celem nadania dalszego biegu; redagowanie pism zleconych, notatek i informacji oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Biura.
• Obsługa zgłoszeń w systemie Jira w zakresie I linii wsparcia użytkownika e-KRK (Krajowego Rejestru Karnego) i RSPTS (Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym), w tym diagnozowanie problemów zgłaszanych przez klientów i przydzielanie zgłoszeń do odpowiednich wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura.
• Przyjmowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie materiałów zastrzeżonych oraz prowadzenie urządzeń ewidencyjnych dla materiałów zastrzeżonych.
• Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych oraz informowanie Dyrektora Biura o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
• Prowadzenie wskazanych spraw pracowniczych, w tym m.in. listy obecności, wykazów: urlopów, szkoleń, praktyk oraz koordynowanie obsługi szkoleń i konferencji realizowanych w Biurze.
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych na rzecz Biura oraz współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości, m.in. zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe i gospodarcze.
• Zamieszczanie informacji o działalności Krajowego Rejestru Karnego i Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Znajomość przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym
• Znajomość przepisów o Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych
• Umiejętność obsługi edytorów tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych
• Doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, radzenie sobie z presją, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs sekretarki/sekretarza bądź asystenta/asystentki)
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość struktur i zasad funkcjonowania administracji publicznej