Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Pracownik wykonuje czynności o charakterze:

- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,

- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.

Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej. 

Praca na stanowisku wiąże się z permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska opisane jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/premier/Informacja-o-dostepnosci-KPRM-dla-osob-z-niepelnosprawnosciami

Zakres zadań

• Obsługuje sekretariat, w tym: realizuje połączenia telefoniczne w ramach obsługi Pełnomocnika do spraw Przygotowania i Sprawowania przez Rzeczpospolitą Polską Przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 r. (dalej: „Pełnomocnik”) oraz kierownictwa Departamentu; zapewnia obsługę administracyjno-gospodarczą sekretariatu (w tym m.in. zapewnia materiały biurowe i artykuły spożywcze), prowadzi bazę osób, urzędów, instytucji i organizacji, z którymi Pełnomocnik oraz Departament współpracują; aktualizuje dane teleadresowe Departamentu i jego pracowników
• Obsługuje korespondencję zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną KPRM i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt KPRM, zapewnia właściwy obieg korespondencji wpływającej i wychodzącej z Departamentu, rejestruje dokumenty, przekazuje korespondencję do dekretacji Pełnomocnika oraz kierownictwa Departamentu, przygotowuje i przekazuje przechowywane dokumenty kierownictwa Departamentu do Archiwum Rady Ministrów
• Prowadzi terminarz spotkań, organizuje i obsługuje narady i spotkania Pełnomocnika oraz kierownictwa Departamentu oraz dba o zapewnienie recepcji ww. spotkań
• Sporządza i redaguje pisma, notatki, zestawienia na polecenie Pełnomocnika i kierownictwa
• Przygotowuje comiesięczne listy obecności, nadzoruje wpisywanie się pracowników do ewidencji wyjść służbowych i prywatnych oraz ewidencji czasu przepracowanego w godzinach nadliczbowych, sprawuje nadzór nad przygotowywaniem planu urlopów pracowników Departamentu, a także przechowuje dokumenty dotyczące spraw personalnych pracowników Departamentu, w zakresie poleconym przez kierownictwo Departamentu
• Planuje wyjazdy krajowe i zagraniczne Pełnomocnika oraz kierownictwa Departamentu w związku z udziałem w spotkaniach, konferencjach i seminariach, a także rozlicza koszty wyjazdów i delegacji
• Wykonuje inne prace na polecenie Pełnomocnika, kierownictwa Departamentu lub innych pracowników Departamentu upoważnionych przez Dyrektora

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie odpowiadającym C1
• Znajomość: podziału kompetencji pomiędzy instytucjami UE i w ramach polskiej administracji; zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Umiejętność obsługi komputera, w tym pakietu Ms Office
• Posiadanie kompetencji miękkich: rzetelność, komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie odpowiadającym C2