Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,
  
• praca w siedzibie urzędu, 
  
• praca z koniecznością przemieszczania się po różnych piętrach i budynkach w których zlokalizowana jest siedziba Urzędu oraz poza nimi,
  
• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
  
• większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej, praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,
  
• brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,
  
• brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.
  

Zakres zadań

• zapewnienie bieżącej obsługi sekretariatów Wojewody Lubelskiego, I Wicewojewody Lubelskiego oraz II Wicewojewody Lubelskiego, dbałość o organizację przestrzeni i reprezentacyjność pomieszczeń. Prowadzenie terminarza spotkań służbowych Wojewody, I Wicewojewody i II Wicewojewody oraz ich obsługa, w celu zapewnienia sprawnej organizacji czasu pracy Wojewodów,
• rejestrowanie w systemie EZD oraz poza nim pism i dokumentów wpływających do załatwienia przez Wojewodę Lubelskiego, I Wicewojewodę Lubelskiego oraz II Wicewojewodę Lubelskiego, w celu zapewnienia ewidencji prowadzonych spraw oraz prawidłowego obiegu dokumentów,
• przedkładanie pism przełożonym w celu dekretacji korespondencji bądź podpisania dokumentów, a także informowanie pracowników Urzędu o stanie przekazanych do podpisu pism celem sprawnego załatwiania spraw,
• udzielanie interesantom ogólnej informacji o pracy Urzędu, potwierdzanie odbioru składanych pism bądź kierowanie interesantów do odpowiednich komórek merytorycznych Urzędu, a także umawianie ich na spotkania z kierownictwem Urzędu, w celu realizacji prawa obywateli do uzyskania informacji w zakresie prowadzonych spraw i postępowań, a także składanych skarg i wniosków,
• przygotowywanie i prowadzenie korespondencji urzędowej z właściwymi organami i instytucjami w zakresie spraw wskazanych przez przełożonego, korespondencji o charakterze reprezentacyjnym oraz korespondencji okolicznościowej wysyłanej przez Wojewodę Lubelskiego, I Wicewojewodę Lubelskiego oraz II Wicewojewodę Lubelskiego, w celu zapewnienia rzetelnej i terminowej realizacji zadań oraz kreowania pozytywnego, profesjonalnego wizerunku administracji rządowej.

Wymagania niezbędne

• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość przepisów ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw,
• Znajomość zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze sekretariatu lub/ i w obsłudze klienta lub/ i w obszarze zarządzania dokumentacją
• Przeszkolenie z zakresu obsługi / organizacji pracy sekretariatu lub / i w zakresie profesjonalnej obsługi klienta
• Ukończony kurs dla asystenta / sekretarki
• Uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub złożenie oświadczenia o gotowości do poddania się procedurze sprawdzającej
• Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
• Dyspozycyjność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność działania pod presją czasu
• Asertywność oraz umiejętność przekonywania
• Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym i okolicznościowym
• Umiejętność stosowania zasad etykiety urzędniczej
• Komunikatywność
• Biegła znajomość obsługi komputera i oprogramowania biurowego, a w szczególności znajomość pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie obsługi edytora tekstów MS Word, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, tworzenia prezentacji multimedialnych MS Power Point, obsługi poczty elektronicznej