Warunki pracy

Warunki pracy:
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Stanowisko pracy mieści się na piątym piętrze budynku biurowego.

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Ogólny zakres czynności na stanowisku pracy:
Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Czynności fizyczne:
1. rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne oraz kontakty z innymi pracownikami w innych wydziałach.
2. konieczność poruszania się po terenie Urzędu.

Zakres zadań

• będzie odpowiedzialna za prowadzenie sekretariatu biura, w tym: zapewnienie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej w Biurze, przyjmowanie, nadawanie i rejestrowanie korespondencji i przesyłek, rozdział korespondencji zgodnie z dekretacją dyrekcji, kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu, prowadzenie rejestru umów, ewidencji spraw realizowanych przez Biuro. Przekazywanie komunikatów, poleceń oraz ustaleń organizacyjnych pracownikom Biura w celu zapewnienia właściwego przepływu informacji zarówno w Biurze jak i z innymi komórkami organizacyjnymi,
• wykonywanie czynności sekretarskich w zakresie organizacji pracy Dyrektora Biura oraz Zastępcy Dyrektora Biura, w tym redagowanie projektów pism i obsługa kancelaryjno-biurowa korespondencji, archiwizowanie i przekazywanie akt spraw biura do archiwum Urzędu,
• koordynację, nadzór i realizację zadań związanych z budżetem Biura, w porozumieniu z naczelnikami Wydziałów,
• koordynację planów urlopowych pracowników Biura oraz prowadzenie ewidencji delegacji służbowych pracowników Biura,
• archiwizowanie i przekazywanie akt spraw Biura do archiwum Urzędu,
• obsługę Biura w zakresie zabezpieczenia w materiały biurowe oraz zapewnienie obsługi serwisowej sprzętu technicznego będącego na wyposażeniu Biura.

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej,
• znajomość przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• znajomość podstawowych przepisów o ochronie danych osobowych,
• wysoka kultura osobista,
• umiejętności analityczne,
• dobra organizacja pracy własnej,
• umiejętność pracy w zespole,
• rzetelność, systematyczność i terminowość,
• łatwość komunikowania się (komunikacja interpersonalna i pisemna),
• radzenie sobie w sytuacjach trudnych (odporność na stres),
• umiejętności obsługi komputera i korzystania z narzędzi informatycznych (obsługa komputera, poczty elektronicznej, korzystania z wyszukiwarki internetowej, pakietu MS Office MS Excel) oraz urządzeń biurowych (faks, skaner, kopiarka),
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe