Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• pernamentna obsługa klientów zewnętrznych ( spoza administacji, np. obywatele, przedsiębiorstwa);
  
• kontakty zewnętrzne kilka razy dziennie z przedstawicielami urzędów administracji państwowej, instytucji publicznych wykonawcami robót i innymi przedsiębiorstwami oraz interesantami celu złożenia dokumentów;
  
• kontakty zewnętrzne kilka razy dziennie z klientami (petentami) zewnętrznymi – kontakty osobiste i telefoniczne, w zależności od rodzaju rozpatrywanej sprawy, w celu skontaktowania z odpowiednim pracownikiem (zdarzają się również kontakty z obcokrajowcami), z  przedstawicielami poczty i kurierami;
  
• wysiłek fizyczny.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i typowych urządzeń biurowych;
  
• większość czynności wykonywanych jest w pozycji siedzącej (praca z dokumentami, obsługa komputera, obsługa standardowych urządzeń biurowych);
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym;
  
• budynek jest nieprzystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo;
  
• obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorze ekranowym (powyżej 4 godzin dziennie).
  

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie https://www.gov.pl/web/gddkia/deklaracja-dostepnosci

Zakres zadań

• Obsługuje skład chronologiczny, w szczególności rejestruje nowe dokumenty w składzie chronologicznym, realizuje zgłoszenia w zakresie wypożyczeń, zwrotów i wyrejestrowania dokumentów ze składu chronologicznego oraz przechowuje dokumentację z każdego zbioru składu chronologicznego w odrębnych materiałach archiwizacyjnych
• Przyjmuje, kompletuje i przedkłada korespondencję przychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do ewidencji
• Przyjmuje korespondencję do wysyłki od pracowników Oddziału, w szczególności: rejestruje koperty w rejestrze korespondencji wychodzącej oraz sporządza dzienne wydruki korespondencji wychodzącej
• Skanuje korespondencję przychodzącą do Oddziału i obsługuje urządzenia biurowe będące na wyposażeniu Kancelarii
• Obsługuje centralę telefoniczną Oddziału oraz udziela klientom zewnętrznym informacje i kieruje ich do merytorycznych wydziałów celem załatwienia przedmiotowych spraw należących do kompetencji Oddziału
• Archiwizuje i przekazuje dokumenty potwierdzające otrzymanie/wysłanie korespondencji do zakładowego archiwum akt jawnych
• Prowadzi obsługę sekretariatu w zastępstwie nieobecnego pracownika sekretariatu
• Zgłasza do pracownika administracji zapotrzebowanie na druki, materiały biurowe oraz inne materiały niezbędne do funkcjonowania Kancelarii

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad obiegu dokumentów
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych
• Umiejętność obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych urzędu
• Znajomość obsługi komputera (umiejętność obsługi pakietu MS Office, a w szczególności programów Excel i Word) i urządzeń biurowych
• Kompetencje: wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność obsługi specjalistycznego programu do ewidencji korespondencji EZD- Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją