Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa;
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie;
  
• nietypowe godziny pracy (w tym dyżury);
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) polegające na uzgadnianiu udziału członka kierownictwa w wydarzeniach, konferencjach.
  

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, w tym w szczególności: rejestruje korespondencję, przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji, dekretacji, rozdziela zadekretowaną korespondencję, archiwizuje oraz koordynuje terminową realizację spraw
• Bierze udział w organizacji udziału członka kierownictwa w spotkaniach, konferencjach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych
• Planuje, przygotowuje i rozlicza służbowe wyjazdy krajowe i zagraniczne członka kierownictwa, w tym prowadzi stosowne rejestry
• Prowadzi terminarz spotkań, narad, wizyt, delegacji, itd. w tym pozyskuje od organizatorów niezbędne informacje oraz udziela im odpowiednich informacji
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne
• Prowadzi wykaz upoważnień członka kierownictwa, w celu weryfikacji pism przed przekazaniem do podpisu (z upoważnienia/w zastępstwie)
• Sporządza, na polecenie członka kierownictwa lub kierownictwa biura, notatki ze spotkań oraz redaguje projekty wystąpień kurtuazyjnych
• Prowadzi sprawy administracyjno – organizacyjne biura, w tym zapewnia zaopatrzenie sekretariatu w niezbędne artykuły biurowe i spożywcze

Wymagania niezbędne

• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Doświadczenie zawodowe: 1 rok w zakresie obsługi sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej