Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Oświetlenie naturalne, pozycja ciała – siedząca. Stanowisko pracy wyposażone w telefon, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarkę, komputer oraz monitor ekranowy – czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy.

Do czynników występujących na stanowisku pracy należy obsługa klienta zewnętrznego (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorcy).

Stanowisko pracy w Wydziale Postępowań Administracyjnych usytuowane jest na pierwszym piętrze budynku I, w kompleksie budynków KWP w Katowicach przy ulicy Lompy 19. Budynek I nie jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami: brak wind, podjazdów, toalet dostosowanych dla osób z niepełnosprawnością ruchową.

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje oraz przedkłada dokumenty i korespondencję jawną naczelnikowi wydziału, a następnie zaewidencjonowaną i zadekretowaną korespondencję przekazuje właściwym referentom spraw, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
• Prowadzi dokumentację ewidencyjną związaną z obsługą kancelaryjną wydziału w postaci dzienników korespondencyjnych i rejestrów pomocniczych oraz monitoruje prawidłowość i terminowość rozliczania się referentów spraw z pobranych dokumentów, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w wydziale.
• Obsługuje pocztę elektroniczną, centralę telefoniczną, system faksowo-mailowy, programy do wysyłania korespondencji jawnej za pośrednictwem Poczty Polskiej i elektroniczną platformę usług administracji publicznej (ePUAP), celem nadania właściwego biegu wpływającym i wysyłanym dokumentom jawnym.
• Prowadzi rejestry oraz sporządza wykazy i zestawienia dotyczące spraw pracowniczych, organizacyjnych, logistycznych, w celu umożliwienia prawidłowego funkcjonowania wydziału.
• Sporządza, przepisuje, powiela dokumenty na polecenie naczelnika wydziału, w celu wsparcia bieżącej pracy komórki.
• Ewidencjonuje czas pracy, urlopy, absencje policjantów i pracowników oraz sporządza wykazy, w tym wykazy należności pieniężnych, w celu dostarczenia aktualnych informacji kierownictwu wydziału i innym komórkom organizacyjnym.
• Archiwizuje dokumenty jawne wytworzone przez pracowników sekretariatu, sporządza spisy oraz protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej BC i przekazuje je do archiwum, w celu zapewnienia ich prawidłowego przechowywania.
• Realizuje zadania wynikające z potrzeb doraźnych i poleceń kierownictwa wydziału.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność pracy w zespole
• Komunikatywność
• Umiejętność planowania i organizowania pracy własnej
• Samodzielność
• Znajomość obsługi urządzeń biurowych i oprogramowania komputerowego
• Umiejętność redagowania pism urzędowych
• Poświadczenie bezpieczeństwa z klauzulą dopuszczalności „poufne” albo oświadczenie o poddaniu się procedurze sprawdzającej i uzyskanie poświadczenia do wymaganej klauzuli
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - NIE DOTYCZY TO KANDYDATEK/KANDYDATÓW URODZONYCH 1 SIERPNIA 1972 R. LUB PÓŹNIEJ. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność pracy pod presją czasu
• Odpowiedzialność
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru